Schichtplaner im Vergleich: Excel, Google Sheets und die 10 besten Tools 2026

Was einen guten Schichtplaner ausmacht

Wer Schichten plant, arbeitet in einem Raster: Zeilen sind Mitarbeitende, Spalten sind Tage, Zellen sind Schichten wie F, S und N. Ein Schichtplaner ist gut, wenn er genau diese Arbeit beschleunigt – nicht, wenn er die längste Funktionsliste hat. Vier Fähigkeiten trennen brauchbare von guten Werkzeugen:

• Rotationen als Vorlage: Ein 2-2-2-Zyklus oder ein Wochenwechsel Früh/Spät wird einmal angelegt und rollt dann automatisch über Wochen – statt Zelle für Zelle kopiert zu werden. Beispiele mit echten Plänen zeigt die Seite Rotationsmodelle.
• Besetzungs- und Regelprüfung: Das System kennt den Personalbedarf je Schicht (inklusive Qualifikationen) und meldet Unterdeckung, bevor der Plan veröffentlicht ist – Grundlagen auf der Seite Besetzungsplanung.
• Umplanung ohne Telefonkette: Krankmeldung um 5:40 Uhr – der Planer schreibt die Schicht als offene Schicht aus, verfügbare Kollegen bewerben sich per App, die Freigabe bleibt beim Planer.
• Rechtliche Leitplanken: 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten (§ 5 ArbZG), Pausenregeln (§ 4 ArbZG) und Höchstarbeitszeiten müssen beim Planen geprüft werden, nicht erst bei der Betriebsprüfung.

Quellen: § 5 ArbZG · § 12 TzBfG · aplano.de/preise (Stand 17.07.2026)

Excel, Google Sheets und die 10 besten Schichtplaner 2026 im Überblick

Bewertet haben wir den Planungs-Workflow (Rotationen, Besetzung, Umplanung), die Regelprüfung nach Arbeitszeitgesetz, die reale Kostenstruktur inklusive Grundgebühren und Mindestlaufzeiten sowie dokumentierte Nutzerbewertungen. Außer Konkurrenz auf Platz 1 steht die Tabellenlösung Excel/Google Sheets: Sie ist kein dediziertes Produkt und erhält deshalb keine Note – aber sie ist der Startpunkt, an dem sich jede Software messen lassen muss. Alle Preise und Scores: Stand Juli 2026, Quellen am Seitenende.

1. 1

   Microsoft Excel / Google Sheets

   Der pragmatische Klassiker – außer Konkurrenz – geeignet für Sehr kleine Teams (ca. 5–10 Personen) mit stabilen, einfachen Schichtmustern

   ohne Note

   

   Die meisten Schichtpläne entstehen bis heute in einer Tabelle – aus guten Gründen: Google Sheets ist kostenlos, Excel in vielen Betrieben ohnehin über das Microsoft-365-Abo vorhanden, die Bedienung kennt jeder, fertige Vorlagen gibt es unzählige, und niemand bindet sich an einen Anbieter. In Google Sheets arbeitet das Team sogar gemeinsam im Browser, Änderungen sind sofort sichtbar. Die Grenzen liegen im Workflow: Rotationen werden Zelle für Zelle kopiert, Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) und Pausen prüft niemand automatisch, es gibt keine Konfliktwarnungen, keine Verfügbarkeiten- und Abwesenheiten-Logik, keine Mitarbeiter-App und keine Push-Benachrichtigung – dafür in der Praxis zerschossene Formeln, Versionswirrwarr und veraltete Ausdrucke am Schwarzen Brett. Wer klein ist und einen stabilen Rhythmus hat, fährt mit der Tabelle gut; wer Schichten tauscht, Zeiten erfasst oder wächst, ist bei einer dedizierten Lösung wie dem folgenden Platz 2 besser aufgehoben.

   Stärken

   • Kostenlos (Google Sheets) bzw. ohne Zusatzkosten in Microsoft 365 enthalten
   • Keine Einarbeitung, keine Anbieterbindung, volle Gestaltungsfreiheit
   • Unzählige fertige Vorlagen für Schicht- und Wochenpläne
   • Google Sheets: gemeinsames Bearbeiten im Browser, Änderungen sofort sichtbar

   Schwächen

   • Alles Handarbeit: keine Ruhezeit-/Pausenprüfung (§ 5 ArbZG), keine Konfliktwarnungen
   • Fehleranfällig: zerschossene Formeln, Versionswirrwarr, veraltete Ausdrucke
   • Keine Mitarbeiter-App, kein Tausch-Workflow, keine Push-Benachrichtigungen
   • Ab ca. 10–15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool
   Preis: 0 € (Google Sheets) bzw. in Microsoft 365 enthaltenBewertung: kein Bewertungsprofil (kein dediziertes Produkt)
   Excel-Schichtplaner mit kostenloser Vorlage
2. 2

   Aplano

   Beste Software-Lösung im Test – geeignet für Teams von 5 bis 250 Personen, die Rotationen, Tausch und Umplanung in einem Werkzeug abwickeln wollen

   Note 1,3

   

   Aplano ist der Testsieger unter den Apps – der logische nächste Schritt, wenn die Tabelle an ihre Grenzen kommt, und preislich mit 0,50 €/MA/Monat nah am „kostenlos“ des Tabellen-Starts. Die tägliche Planarbeit bildet es sauber ab: Schichten entstehen per Drag & Drop im Echtzeit-Planer, wiederkehrende Rotationen lassen sich als Vorlagen und wiederholende Schichten anlegen, und bei Verstößen gegen Pausen- oder Ruhezeitregeln warnt das System direkt im Raster. Fällt jemand aus, wird die Schicht als offene Schicht ausgeschrieben – das Team bewirbt sich per App, die Planung bleibt beim Planer. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8/5 (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7/5 (206 Bewertungen, „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026); trusted.de vergab im Test 04/2025 die Note 1,2 (Stand Juli 2026).

   Stärken

   • Echtzeit-Planer mit Vorlagen, wiederkehrenden Schichten und Auto-Planung (Pro)
   • Warnungen bei Ruhezeit- und Pausenkonflikten direkt beim Planen
   • Offene Schichten und Schichttausch mit Freigabe – Umplanung ohne Telefonkette
   • Günstigster Einstieg im Feld (Core 0,50 €), monatlich kündbar

   Schwächen

   • Zeiterfassung und automatische Planung erst im Pro-Tarif (4,50 €)
   • Mobile App in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform
   Preis: ab 0,50 €/MA/Monat, monatlich kündbarBewertung: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206)
   Zum Testberichtaplano.de
3. 3

   Schichtplaner-online

   Web-Klassiker für sehr kleine Teams – geeignet für Kleinstbetriebe mit einem Standort, die einen einfachen Browser-Planer ohne App suchen

   Note 1,9

   

   Schichtplaner-online.de ist seit mindestens 2014 am Markt und für viele Planer der erste Kontakt mit digitaler Schichtplanung: vier Planungsansichten, Wunschpläne, ein Live-Modus zur Selbsteintragung und ein Urlaubsplaner mit Feiertagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz – alles im Browser, Version 5.2 erschien im Februar 2026. Ehrlich einordnen muss man drei Punkte: Es gibt keine öffentliche Preisseite (der Pro-Preis von 8,49 €/Monat stammt aus Software-Verzeichnissen, Stand 2023–2026 unklar), die Review-Basis ist minimal und schwach (Capterra 2,4/5 bei nur 5 Bewertungen, Trustpilot 2,3/5), und eine native Mitarbeiter-App fehlt – geplant wird rein im Web. Mehrere Nutzerberichte 2021–2026 kritisieren zudem unbeantwortete Support-Anfragen.

   Stärken

   • Kostenloser Einstieg, extern dokumentierter Pro-Preis weit unter Pro-Kopf-Modellen
   • Vier Planungsansichten, Wunschpläne und Live-Selbsteintragung
   • Lange Markthistorie, weiterhin Releases (Version 5.2, 02/2026)

   Schwächen

   • Keine öffentliche Preisseite – Konditionen erst nach Registrierung
   • Sehr kleine, schwache Review-Basis (Capterra 2,4/5 bei 5 Bewertungen)
   • Keine native App, dokumentierte Support-Beschwerden (2021–2026)
   Preis: Gratis-Basis; Pro extern mit 8,49 €/Monat dokumentiert (Verzeichnis-Angabe)Bewertung: Capterra 2,4/5 (5) · Trustpilot 2,3/5 (8)
4. 4

   Planday

   Ausgereifte Planung für Filialbetriebe – geeignet für Mehrschichtige Filial- und Gastro-Betriebe ab ca. 10 Mitarbeitenden

   Note 2,1

   

   Planday (seit 2021 Teil der Xero-Gruppe) plant Schichten mit Blick auf die Kosten: Lohnkosten laufen live im Dienstplan mit, Umsatzdaten aus Kassensystemen lassen sich einbinden, und Arbeitszeit-Warnungen sind schon im Starter-Tarif enthalten. Die Mitarbeiter-App gehört mit rund 4,4 Sternen bei über 24.000 Store-Bewertungen zu den beliebtesten im Feld. Fürs Kleinteam rechnen muss man genau: Abgerechnet wird in 5er-Blöcken, der Plus-Tarif kostet zusätzlich 25 € Grundgebühr monatlich und bindet 12 Monate; die automatische Planung gibt es erst im Pro-Tarif ab 50 Nutzern (Stand Juli 2026).

   Stärken

   • Lohnkosten und Umsatz direkt im Planungsraster
   • Sehr beliebte Mitarbeiter-App (ca. 4,4/5 bei >24.000 Bewertungen)
   • Arbeitszeit-Warnungen bereits im günstigsten Tarif

   Schwächen

   • 5er-Block-Abrechnung, Mindestnutzer und 25 € Grundgebühr (Plus)
   • Plus/Pro mit 12 Monaten Vertragsbindung
   • Auto-Planung erst im Pro-Tarif (ab 50 Nutzer)
   Preis: Starter 2,99 €/Nutzer (min. 5) · Plus 4,99 € + 25 € GrundgebührBewertung: Capterra 4,3/5 (58) · G2 4,5/5 (88)
5. 5

   Planovo

   Schlanker deutscher Planer zum Paketpreis – geeignet für Kleine und mittlere Teams, die günstig planen und auf Extras verzichten können

   Note 2,3

   

   Planovo aus München konzentriert sich auf das Kerngeschäft des Planers: Dienstplan, Urlaubsplanung, Mitarbeiterzugänge und Kommunikation, im Full-Tarif ergänzt um Zeiterfassung, Stundenkonto und Stempeluhr. Mit 2,00 bis 3,00 € pro Mitarbeiter/Monat gehört es zum untersten Preissegment, abgerechnet wird allerdings in 10er-Lizenzpaketen – ein Team mit 13 Personen zahlt für 20 Lizenzen. Die Bewertungslage ist dünn: Der formale Capterra-Score von 5,0 beruht auf nur zwei Reviews aus August 2023, die iOS-App steht bei schwachen 2,0/5 und erhielt seit Ende 2023 kein Update, die Android-App solide 4,15/5 (alles Stand 17.07.2026).

   Stärken

   • Sehr niedriger Preis (2,00–3,00 €/MA), 30 Tage Test ohne Folgekosten
   • Aufs Wesentliche reduzierter Planungs-Workflow
   • Zeiterfassung samt Stundenkonto im Full-Tarif enthalten

   Schwächen

   • Abrechnung in 10er-Lizenzpaketen, Jahresvertrag für den besten Preis
   • Kaum belastbare Bewertungen; iOS-App schwach (2,0/5, kein Update seit 12/2023)
   • Sehr kleiner Anbieter, keine dokumentierten Integrationen
   Preis: Light 2,00 € / Full 2,50 €/MA/Monat (Jahresvertrag, 10er-Pakete)Bewertung: Capterra 5,0/5 (nur 2) · Android-App 4,15/5 (26)
6. 6

   Connecteam

   Funktionsstarkes All-in-One mit Gratis-Einstieg – geeignet für Teams um 30 Personen und internationale Betriebe ohne Lohn-Schnittstellen-Bedarf

   Note 2,5

   

   Connecteam (Tel Aviv) bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Aufgaben und Kommunikation in einer Plattform für Mitarbeitende ohne Schreibtisch. Für Planer interessant: Der Small-Business-Plan ist für bis zu 10 Nutzer dauerhaft kostenlos (begrenzt auf einen Schichtplan und eine Stempeluhr), und der Pauschalpreis von 29 USD/Monat für bis zu 30 Nutzer ist pro Kopf sehr günstig. International wird das Produkt mit 4,6/5 bei rund 5.300 Capterra-Reviews stark bewertet – im deutschen Markt ist es aber kaum verankert: null OMR-Reviews, Abrechnung nur in US-Dollar, Support auf Englisch (Stand Juli 2026).

   Stärken

   • Dauerhaft kostenloser Plan bis 10 Nutzer
   • Pauschalpreis für 30 Nutzer – pro Kopf sehr günstig
   • Sehr große, positive internationale Review-Basis (4,6/5)

   Schwächen

   • Abrechnung nur in USD, Support primär englisch
   • Hubs werden separat lizenziert – Vollausbau kostet mehrfach
   • Praktisch keine DACH-Referenzen (0 OMR-Reviews)
   Preis: Gratis bis 10 Nutzer · Operations Basic 29 USD/Monat (bis 30 Nutzer)Bewertung: Capterra 4,6/5 (ca. 5.300) · OMR: 0 Reviews
7. 7

   Shyftplan

   KI-Planung für Industrie und große Belegschaften – geeignet für Produktions- und Logistikbetriebe ab ca. 100 Mitarbeitenden mit Qualifikationsmatrix

   Note 2,6

   

   Shyftplan aus Berlin automatisiert die Schichtbesetzung: Die KI belegt Schichten anhand von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Regeln, dazu kommt eine Qualifikationsmatrix mit Zertifikats-Verwaltung („shyftskills“) – gedacht für Industriebetriebe mit hunderten Beschäftigten. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht; trusted.de nennt einen Mindestumsatz von rund 700 €/Monat (Portal-Angabe, Stand 2026). Für kleine Teams ist das Werkzeug damit überdimensioniert. Auffällig: Trotz 500+ Kunden gibt es auf OMR und Capterra fast keine Nutzerbewertungen – die beste belastbare Zahl ist die Mitarbeiter-App mit 4,7/5 bei 3.072 App-Store-Bewertungen (Stand 17.07.2026).

   Stärken

   • Automatische, qualifikationsbasierte Schichtbesetzung
   • Qualifikationsmatrix mit Zertifikaten und Abläufen
   • Gut bewertete Mitarbeiter-App (4,7/5, App Store)

   Schwächen

   • Keine öffentlichen Preise, kein Selbsttest – nur Demo
   • Einstieg laut Portal-Angabe bei ~700 €/Monat
   • Kaum öffentliche B2B-Reviews trotz vieler Kunden
   Preis: auf Anfrage (trusted.de nennt ~700 €/Monat Mindestumsatz)Bewertung: App Store 4,7/5 (3.072) · OMR/Capterra: kaum Reviews
8. 8

   Factorial

   HR-Suite mit Schichtmodul – geeignet für Unternehmen, die Personalverwaltung und Schichtplanung in einer Suite wollen

   Note 2,8

   

   Factorial aus Barcelona ist keine reine Schichtplanung, sondern eine modulare HR-Plattform – Schichtplanung und Zeiterfassung sind zwei Bausteine neben Personalakte, Onboarding, Abwesenheiten und Auswertungen. Wer ohnehin eine HR-Suite einführen will, bekommt die Planung gleich mit. Als reiner Schichtplaner gerechnet ist Factorial teuer: Die Preisseite nennt „ab 8 € pro User/Monat“, Drittquellen dokumentieren ein Einstiegspaket um 98–99 €/Monat – rund 1.200 €/Jahr Mindestvolumen. Bewertungen: Capterra 4,4/5 (315), OMR 4,0/5 (286), Stand Juli 2026.

   Stärken

   • Planung, Zeiterfassung und HR-Prozesse in einer Plattform
   • Große, solide Review-Basis auch im DACH-Raum
   • Skaliert vom Mittelstand aufwärts

   Schwächen

   • Faktisches Mindestvolumen um 99 €/Monat – teuer für kleine Teams
   • Keine vollständige öffentliche Preisliste, Module nur im Angebot
   • Schichtplanung ist Beiwerk, nicht Kernprodukt
   Preis: ab 8 €/User/Monat; Einstieg faktisch ~99 €/Monat PaketpreisBewertung: Capterra 4,4/5 (315) · OMR 4,0/5 (286)
9. 9

   Quinyx

   Enterprise-Workforce-Management mit KI-Forecast – geeignet für Ketten und Konzerne, die Bedarfsprognosen und Planung zentral steuern

   Note 3,0

   

   Quinyx aus Stockholm richtet sich an große Organisationen: KI-gestützte Bedarfsprognosen, automatische Planerstellung und Mitarbeiter-Engagement in einem System, im Einsatz bei internationalen Handels- und Logistikketten. Für den Schichtplaner im Mittelstand gibt es zwei Hürden: Preise existieren nur im Vertriebsgespräch (keine Preisliste, keine Testphase), und der Funktionsumfang zielt auf zentrale Steuerung statt schnelle Teamplanung. Bewertungen: Capterra 4,2/5 (91), G2 4,3/5 (513+), OMR 4,5/5 bei erst 18 Reviews (Stand Juli 2026).

   Stärken

   • KI-Forecasting und automatische Planerstellung
   • Bewährt in großen Handels- und Logistikorganisationen
   • Gut bewertete Mitarbeiter-App (App Store 4,6/5)

   Schwächen

   • Keine Preisliste, keine Selbsttest-Möglichkeit
   • Für kleine und mittlere Teams überdimensioniert
   • KI-Module teils gesondert lizenziert
   Preis: auf Anfrage, kein SelbsttestBewertung: Capterra 4,2/5 (91) · G2 4,3/5 (513+)
10. 10

    Papershift

    Modulare Planung mit Pflicht-Supportpaket – geeignet für Mittelständische Betriebe, die einen etablierten deutschen Anbieter mit Jahresvertrag akzeptieren

    Note 3,1

    

    Papershift aus Karlsruhe ist einer der bekanntesten deutschen Anbieter und deckt Planung, Zeiterfassung und Personalakte modular ab; trusted.de kürte es zuletzt zum Testsieger seiner Bestenliste. Im Planer-Vergleich landet es dennoch hinten, weil die Kostenstruktur kleine Teams benachteiligt: Die Dienstplanung gibt es erst im Premium-Paket (6 €/MA/Monat), dazu kommt ein verpflichtendes Support-Paket ab 39 €/Monat und ein Jahres-Abo – zehn Mitarbeitende kosten so real 99 €/Monat (9,90 €/Kopf, eigene Rechnung auf Listenpreis-Basis, Stand 17.07.2026). Die Bewertungen sind solide (Capterra 4,4/5, OMR 4,3/5), auf Trustpilot polarisieren Preis- und Vertragsthemen.

    Stärken

    • Ausgereifter Funktionsumfang von Planung bis Auswertung
    • Etablierter Anbieter mit großer deutscher Kundenbasis
    • Solide Portal-Bewertungen (Capterra 4,4/5, OMR 4,3/5)

    Schwächen

    • Pflicht-Supportpaket ab 39 €/Monat zusätzlich zur Lizenz
    • Dienstplanung erst ab Premium (6 €/MA) – Core ist reine Zeiterfassung
    • Jahresvertrag, keine monatlich kündbare Option auf der Preisseite
    Preis: Dienstplanung ab Premium 6 €/MA + 39 €/Monat Pflicht-SupportBewertung: Capterra 4,4/5 (84) · OMR 4,3/5 (240)
11. 11

    Microsoft Teams „Schichten“

    Basis-Planer im Microsoft-365-Abo – geeignet für Betriebe, die bereits M365 nutzen und nur einen einfachen Plan aushängen wollen

    Note 3,3

    

    „Schichten“ ist die Planungs-App in Microsoft Teams: Pläne erstellen und veröffentlichen, Schichttausch mit Freigabe, Stempeluhr – ohne Zusatzkosten für alle, die ohnehin Microsoft 365 mit Teams im Haus haben. Als eigenständiger Schichtplaner gerechnet beginnt der Einstieg bei 2,60 € pro Nutzer/Monat (F1, Jahresabo, zzgl. MwSt.; Listenpreise wurden zum 1. Juli 2026 erhöht). Die Grenzen liegen im Planungs-Workflow: keine automatische Planbelegung, keine Ruhezeit-Prüfung im deutschen Sinne, keine Gastnutzer – und bewertet wird auf den Portalen immer nur Teams als Gesamtprodukt, nicht die Schichtfunktion (Stand Juli 2026).

    Stärken

    • Ohne Zusatzkosten in Microsoft 365 mit Teams enthalten
    • Schichttausch und Stempeluhr mit Freigabe-Workflow
    • Vertraute Umgebung – keine zweite App fürs Team

    Schwächen

    • Keine automatische Planung, keine ArbZG-Konfliktwarnungen
    • Externe Aushilfen ohne eigene Lizenz nicht einplanbar
    • Kein eigenes Bewertungsprofil – Reife schwer prüfbar
    Preis: in M365 enthalten; solo ab 2,60 €/Nutzer/Monat (F1, Jahresabo)Bewertung: kein eigenes Bewertungsprofil (nur Teams gesamt)

Alle Funktionen und Preise nebeneinander zeigt die große Vergleichstabelle.

Die vier Planungs-Workflows – und was Software daraus macht

Aus dem Schicht-Lexikon

Wer Schichten plant, arbeitet mit Begriffen, die außerhalb des Schichtbetriebs kaum jemand kennt – und die trotzdem über Ruhezeiten, Gruppenzahl und Wochenstunden entscheiden. Das Schicht-Lexikon erklärt die wichtigsten davon in eigenen Definitionsseiten, jeweils mit Beispielplan, Rechtsrahmen aus dem Arbeitszeitgesetz und einer Faustregel: von der Kontischicht über das 3-Schicht-System und die Schichtgruppe bis zur Besetzungsstärke.

Excel, Online-Schichtplaner oder App?

Vertiefung: Excel-Schichtplaner mit kostenloser Vorlage · Online-Schichtplaner im Überblick.

Schichtplaner kostenlos nutzen – was realistisch ist

Komplett kostenlos planen können vor allem Kleinstteams: Eine Google-Sheets-Tabelle kostet nichts (Platz 1 dieses Vergleichs, außer Konkurrenz), Microsoft Teams „Schichten“ ist in jedem Microsoft-365-Abo mit Teams enthalten, Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 10 Nutzer (begrenzt auf einen Schichtplan und eine Stempeluhr), und Schichtplaner-online.de wirbt mit einer Gratis-Basisversion – deren Grenzen allerdings nicht öffentlich dokumentiert sind und laut Nutzerberichten in der Praxis zur Pro-Version führen. Wer mehr als einen einfachen Aushang braucht (Rotationsvorlagen, Ruhezeit-Warnungen, Tauschbörse), landet schnell bei kostenpflichtigen Werkzeugen – dort beginnt die Spanne bei 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat (Aplano Core) und endet bei Paketpreisen um 99 €/Monat (Papershift mit Pflicht-Support, Factorial-Einstiegspaket; alle Angaben Stand Juli 2026).

Kurz eingeordnet: der Testsieger unter den Apps

Aplano aus Deutschland ist die beste Software-Lösung dieses Vergleichs, weil es die vier Planungs-Workflows vollständig abdeckt, ohne den Preisrahmen kleiner Betriebe zu sprengen: Rotations- und Schichtvorlagen, Konfliktwarnungen bei Ruhezeiten und Pausen, offene Schichten und Tauschbörse, dazu Zeiterfassung und automatische Planung im Pro-Tarif (4,50 €/MA/Monat). Wer bisher in Excel oder Google Sheets plant, findet hier den logischen nächsten Schritt, sobald die Tabelle an ihre Grenzen kommt. Die Nutzerbewertungen gehören zu den stärksten im Feld: Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen), OMR Reviews 4,7/5 (206 Bewertungen, „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026), trusted.de-Testnote 1,2 (Test 04/2025; alle Werte Stand Juli 2026). Der ausführliche Bericht aus Planer-Sicht: Aplano im Test. Wie sich der Testsieger speziell im Feld der mobilen Lösungen schlägt, zeigt der Vergleich der Schichtplan-Apps.

Wenn der Schichtplaner Teil eines größeren Systems wird

Ein Schichtplaner löst die Verteilung. In Organisationen mit mehreren Abteilungen, Tarifregeln und angeschlossener Lohnabrechnung wird daraus ein Auswahlprojekt: Wer entscheidet über Freigaben, wie werden Änderungen dokumentiert, welche Daten verlassen das System?

Diese Fragen gehören in eine Kategorie-Betrachtung statt in einen reinen Funktionsvergleich. Auswahlweg, Kostenrahmen und Branchenunterschiede beschreibt ein Marktdossier zur Dienstplanung-Software, inklusive Einordnung der Gesamtkosten aus Tarif, Einführung und internem Betrieb.

Häufige Fragen zum Schichtplaner

Welcher Schichtplaner ist der beste?

Für Kleinstteams mit einfachen, stabilen Abläufen reicht oft schon eine Tabelle in Excel oder Google Sheets – sie steht in diesem Vergleich außer Konkurrenz auf Platz 1. Die beste dedizierte Software-Lösung ist Aplano (Note 1,3): Echtzeit-Planung per Drag & Drop, Rotations- und Schichtvorlagen, Warnungen bei Ruhezeitkonflikten und offene Schichten für die Umplanung – ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat, monatlich kündbar. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8/5 (113 Bewertungen), auf OMR Reviews bei 4,7/5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026.

Was kostet ein Schichtplaner?

Die Spanne reicht von rund 0,50 € (Aplano Core) über 2,00–3,00 € (Planovo) und 2,99 € (Planday Starter) bis etwa 6 € pro Mitarbeiter/Monat plus 39 € Pflicht-Support (Papershift Premium). Enterprise-Systeme wie Shyftplan oder Quinyx nennen Preise nur auf Anfrage. Wichtig sind die Nebenkosten: Grundgebühren, Lizenzblöcke (5er/10er-Pakete) und Mindestlaufzeiten verändern den realen Pro-Kopf-Preis erheblich (alle Angaben Stand Juli 2026).

Gibt es gute kostenlose Schichtplaner?

Dauerhaft kostenlos planen können kleine Teams mit Microsoft Teams „Schichten“ (in Microsoft 365 enthalten), mit dem Connecteam-Small-Business-Plan (bis 10 Nutzer, 1 Schichtplan) oder mit der Basisversion von Schichtplaner-online.de. Alle drei haben klare Grenzen bei Automatik, Warnungen und Support. Aplano ist nicht kostenlos, aber mit 0,50 €/MA/Monat der günstigste kostenpflichtige Einstieg im Vergleich.

Was ist der Unterschied zwischen Schichtplaner und Dienstplan-App?

Die Begriffe überschneiden sich stark. „Schichtplaner“ betont das Werkzeug des Planenden: Rotationen bauen, Besetzung prüfen, Ausfälle umplanen. „Dienstplan-App“ betont die mobile Sicht des Teams auf den fertigen Plan. Gute Software deckt beides ab – ein Planungsraster für den Planer und eine App mit Push-Benachrichtigung für die Mitarbeitenden.

Wie weit im Voraus muss ein Schichtplan stehen?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Als Orientierung dient § 12 TzBfG (Arbeit auf Abruf): mindestens 4 Tage Vorlauf. In der Praxis bewährt: Vorlauf mindestens die halbe Gültigkeitsdauer des Plans – beim Wochenplan also 3–4 Tage, beim Monatsplan bis Mitte des Vormonats. Tarifverträge können eigene Fristen setzen. Details im Beitrag zum Planungshorizont.

Muss der Betriebsrat dem Schichtplan zustimmen?

Ja – wo ein Betriebsrat existiert, ist jeder Schichtplan und jede Änderung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG), auch eilige Änderungen. Zusätzlich ist die Einführung der Planungssoftware selbst mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Feste Freigabeprozesse machen das im Alltag handhabbar.

Reicht Excel als Schichtplaner?

Für sehr kleine Teams mit stabilem Rhythmus: ja, zunächst. Excel stößt an Grenzen, sobald getauscht, umgeplant oder auf Ruhezeiten geprüft werden muss – all das passiert dort manuell und fehleranfällig. Unsere Analyse samt kostenloser CSV-Vorlage steht auf der Seite Excel-Schichtplaner.

Quellen

1. Aplano – Preise und Funktionen: aplano.de/preise (abgerufen 17.07.2026) · Bewertungen: Capterra (4,8/5, 113) · OMR Reviews (4,7/5, 206) · trusted.de (Note 1,2)
2. Schichtplaner-online – Website und Funktionen: schichtplaner-online.de · Bewertungen: Capterra (2,4/5, 5) · Trustpilot (2,3/5, 8) (abgerufen 17.07.2026)
3. Planday – Preise: planday.com/de/preise · Bewertungen: Capterra (4,3/5, 58), G2 (4,5/5, 88) (Stand 17.07.2026)
4. Planovo – Preise: planovo.de/preise · Capterra: capterra.com.de (Stand 17.07.2026)
5. Connecteam – Preise: connecteam.com/pricing · Capterra: 4,6/5, ca. 5.300 Reviews (Stand 17.07.2026)
6. Shyftplan – Preise auf Anfrage: shyftplan.com · Mindestumsatz-Angabe: trusted.de · App: App Store (4,7/5)
7. Factorial – Preise: factorialhr.de/preise · OMR-Preisangaben (03/2025) · Capterra (4,4/5, 315)
8. Quinyx – Pricing-Seite ohne Preise: quinyx.com/pricing · Capterra (4,2/5, 91) (Stand 17.07.2026)
9. Papershift – Preise inkl. Pflicht-Support: papershift.com/preise · Capterra (4,4/5, 84) · OMR (4,3/5, 240) (Stand 17.07.2026)
10. Microsoft 365 / Teams „Schichten“ – Frontline-Preise: microsoft.com · Funktionsgrenzen: learn.microsoft.com (Stand 17.07.2026)
11. Rechtsgrundlagen: § 5 ArbZG (Ruhezeit) · § 4 ArbZG (Pausen) · § 12 TzBfG · § 87 BetrVG