Schichtplan App 2026: die besten Apps im Vergleich

Woran wir Schichtplan-Apps messen

Ein hübsches Planungsraster hat inzwischen jede App. Unterschiede zeigen sich im Alltag – dienstags beim Bauen des Wochenplans und donnerstags um 5:40 Uhr, wenn die Frühschicht absagt. Vier Kriterien tragen das Ranking:

• Planungs-Workflow: Rotationen als Vorlage anlegen und ausrollen statt Zelle für Zelle kopieren – die Muster dazu auf der Seite Rotationsmodelle.
• Regelprüfung: 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) und Pausenregeln (§ 4 ArbZG) müssen beim Planen geprüft werden, nicht erst bei der Betriebsprüfung.
• Umplanung mit App: Offene Schichten und Tauschbörse mit Freigabe ersetzen die Telefonkette; Push-Benachrichtigungen bringen Änderungen sofort aufs Handy.
• Reale Kosten: Nicht der Listenpreis zählt, sondern Grundgebühren, Mindestlaufzeiten und Pflicht-Supportpakete – wir rechnen mit dokumentierten Preisen, Stand Juli 2026.

Das Ranking: Excel und die 14 besten Schichtplan-Apps

1. 1

   Microsoft Excel / Google Sheets

   Außer Konkurrenz: der Tabellen-Klassiker – geeignet für Kleinstteams mit stabilen, einfachen Schichtmustern

   

   Die Tabelle ist keine App, aber der Maßstab, an dem sich jede messen muss: kostenlos bzw. ohnehin vorhanden, ohne Einarbeitung, mit unzähligen fertigen Vorlagen. Ihre Grenzen liegen im Workflow – keine Ruhezeit-Prüfung nach § 5 ArbZG, kein Schichttausch, keine Push-Benachrichtigung, und aktuell ist der Plan nur am Schwarzen Brett oder in der zuletzt verschickten Datei. Anleitung und kostenlose Vorlage: Excel-Schichtplaner.

   Preis: 0 € (Google Sheets) bzw. in Microsoft 365 enthalten
2. 2

   Aplano

   Beste Software-Lösung – geeignet für Teams von 5 bis 250 Personen, die planen, tauschen und Zeiten erfassen wollen

   Note 1,3

   

   Aplano ist die beste Schichtplan-App dieses Vergleichs: Echtzeit-Planung per Drag & Drop mit Rotationsvorlagen, Warnungen bei Ruhezeit- und Pausenkonflikten, offene Schichten und Tauschbörse für die Umplanung sowie eine Mitarbeiter-App für iOS und Android mit Push-Benachrichtigungen. Mit dem Core-Tarif ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat bei monatlicher Kündbarkeit ist es zugleich der günstigste Einstieg im Feld; Zeiterfassung und automatische Planung kommen im Pro-Tarif (4,50 €) hinzu. Bewertungen: Capterra 4,8/5 (113), OMR Reviews 4,7/5 (206), trusted.de-Testnote 1,2 – Stand Juli 2026. Ausführlich: Aplano im Test.

   Preis: ab 0,50 €/MA/Monat, monatlich kündbar
   Zum Testberichtaplano.de
3. 3

   Connecteam

   All-in-One mit Gratis-Einstieg – geeignet für Teams um 30 Personen ohne Bedarf an deutschsprachigem Support

   

   Connecteam bündelt Schichtplanung, Zeiterfassung, Aufgaben und Team-Kommunikation in einer App für Mitarbeitende ohne Schreibtisch. Der Small-Business-Plan ist bis 10 Nutzer dauerhaft kostenlos (begrenzt auf einen Schichtplan), der Pauschalpreis von 29 USD/Monat für bis zu 30 Nutzer pro Kopf sehr günstig. Im DACH-Raum ist der Anbieter aus Tel Aviv allerdings kaum verankert: Abrechnung in US-Dollar, Support primär auf Englisch (Stand Juli 2026).

   Preis: gratis bis 10 Nutzer · Operations Basic 29 USD/Monat (bis 30 Nutzer)
4. 4

   Quinyx

   Enterprise-System mit KI-Forecast – geeignet für Ketten und Konzerne mit zentraler Planungssteuerung

   

   Quinyx aus Stockholm richtet sich an große Organisationen: KI-gestützte Bedarfsprognosen, automatische Planerstellung und eine gut bewertete Mitarbeiter-App, im Einsatz bei internationalen Handels- und Logistikketten. Für kleinere Teams sprechen zwei Punkte dagegen: Preise gibt es nur im Vertriebsgespräch, eine Testphase existiert nicht – und der Funktionsumfang zielt auf zentrale Steuerung statt schnelle Teamplanung.

   Preis: auf Anfrage, kein Selbsttest
5. 5

   Planday

   Filialplanung mit Kostenblick – geeignet für Filial- und Gastro-Betriebe ab etwa 10 Mitarbeitenden

   

   Planday, seit 2021 Teil der Xero-Gruppe, plant Schichten mit dem Blick auf die Kosten: Lohnkosten laufen live im Dienstplan mit, Umsatzdaten aus Kassensystemen lassen sich einbinden, und Arbeitszeit-Warnungen sind bereits im günstigsten Tarif enthalten. Die Mitarbeiter-App gehört mit rund 4,4 Sternen bei über 24.000 Store-Bewertungen zu den beliebtesten des Feldes. Für kleine Teams muss man genau rechnen: Abgerechnet wird in 5er-Blöcken, der Plus-Tarif verlangt zusätzlich 25 € Grundgebühr im Monat, und die automatische Planung gibt es erst im Pro-Tarif ab 50 Nutzern (Stand Juli 2026).

   Preis: Starter 2,99 €/Nutzer (min. 5) · Plus 4,99 € + 25 € Grundgebühr
6. 6

   Shyftplan

   KI-Besetzung für Industriebetriebe – geeignet für Produktions- und Logistikbetriebe ab etwa 100 Mitarbeitenden

   

   Shyftplan aus Berlin automatisiert die Besetzung: Die Software belegt Schichten anhand von Qualifikationen, Verfügbarkeiten und hinterlegten Regeln und führt dazu eine Qualifikationsmatrix mit Zertifikaten. Die Mitarbeiter-App ist mit 4,7/5 bei 3.072 App-Store-Bewertungen sehr gut beurteilt. Zwei Punkte begrenzen die Zielgruppe: Preise veröffentlicht der Anbieter nicht – trusted.de nennt einen Mindestumsatz von rund 700 € im Monat –, und öffentliche B2B-Reviews auf Capterra oder OMR gibt es trotz vieler Kunden kaum. Für Teams unter 50 Personen ist das Werkzeug überdimensioniert (Stand Juli 2026).

   Preis: auf Anfrage (trusted.de nennt ~700 €/Monat Mindestumsatz)
7. 7

   Staffomatic

   Schichten zur Bewerbung ausschreiben – geeignet für Teams mit hohem Aushilfs- und Teilzeitanteil

   

   Staffomatic setzt auf partizipative Vergabe: Der Plan wird als Angebot veröffentlicht, das Team bewirbt sich auf Schichten, die Leitung bestätigt. Für Betriebe mit vielen Aushilfen, Studierenden oder Saisonkräften kann das die Abstimmung deutlich verkürzen, weil die Verfügbarkeitsfrage aus der Planung heraus ins Team wandert. Wer dagegen feste Rotationsmuster ausrollen und Ruhezeit- oder Besetzungsregeln automatisch prüfen lassen will, sollte diesen Teil des Workflows vor der Entscheidung konkret am eigenen Plan testen. Preise und Funktionsumfang bitte direkt beim Anbieter prüfen – geprüfte Zahlen liegen uns nicht vor.

   Preis: siehe Anbieterseite
8. 8

   Crewmeister

   Zeiterfassung mit Dienstplan-Modul – geeignet für Kleinbetriebe, die zuerst Zeiterfassung suchen

   

   Crewmeister ist ein deutschsprachiges Werkzeug, dessen Kern die Zeiterfassung für kleine Betriebe ist – Dienst- und Schichtplanung kommen als ergänzendes Modul dazu. Wer primär Stempeluhr und Stundenkonten braucht und den Plan als Beigabe versteht, findet hier einen schlanken Einstieg; wer Rotationsvorlagen, Besetzungsregeln und einen Tausch-Workflow sucht, stößt schneller an Grenzen als bei den dedizierten Planungs-Apps weiter oben.

   Preis: gestaffelt nach Teamgröße (siehe Anbieterseite)
9. 9

   Planerio

   Auf das Gesundheitswesen zugeschnitten – geeignet für Praxen, Kliniken und Pflegeeinrichtungen

   

   Planerio positioniert sich als Planungslösung für das Gesundheitswesen – also für Umgebungen, in denen Qualifikationsnachweise, Bereitschaften und Wunschdienste den Plan stärker bestimmen als in anderen Branchen. Wer in diesem Umfeld plant, findet hier einen Anbieter, der die branchentypischen Rollen und Abläufe mitdenkt. Außerhalb des Gesundheitswesens ist der Zuschnitt eher ein Nachteil als ein Vorteil. Zu Preisen, Tarifgrenzen und Bewertungslage liegen uns keine geprüften Angaben vor – beides gehört vor einer Entscheidung auf die Anbieterseite und in einen Pilottest.

   Preis: siehe Anbieterseite
10. 10

    Planovo

    Schlanker deutscher Planer zum Paketpreis – geeignet für Kleine und mittlere Teams mit knappem Budget

    

    Planovo aus München konzentriert sich auf den Kern: Dienstplan, Urlaubsplanung, Mitarbeiterzugänge und Kommunikation, im Full-Tarif ergänzt um Zeiterfassung, Stundenkonto und Stempeluhr. Mit 2,00 bis 3,00 € pro Mitarbeiter/Monat liegt der Anbieter im untersten Preissegment, abgerechnet wird allerdings in 10er-Lizenzpaketen – ein Team mit 13 Personen zahlt für 20 Lizenzen. Die Bewertungsbasis ist dünn: Der formale Capterra-Score von 5,0 beruht auf nur zwei Reviews, und ausgerechnet die iOS-App steht bei schwachen 2,0/5, während die Android-App solide 4,15/5 erreicht (Stand 17.07.2026).

    Preis: Light 2,00 € / Full 2,50 €/MA/Monat (Jahresvertrag, 10er-Pakete)
11. 11

    MeinSchichtplan / ShiftJuggler

    Schlanke Web-Planer – geeignet für Kleinstteams, die nur einen einfachen Plan aushängen wollen

    

    MeinSchichtplan und ShiftJuggler sind zwei schlanke Web-Werkzeuge kleiner Anbieter, die sich über Einfachheit positionieren: Plan im Browser anlegen, Mitarbeitende eintragen, fertig. Für den reinen Planaushang kleiner Teams reicht das; eine breite, dokumentierte Review-Basis, Konfliktwarnungen nach Arbeitszeitgesetz oder ein ausgebauter App-Workflow für Tausch und offene Schichten sind bei beiden nicht das Konzept.

    Preis: Einstieg kostenlos bzw. günstig (Details auf den Anbieterseiten)
12. 12

    Schichtplaner-online

    Web-Klassiker ohne native App – geeignet für Kleinstbetriebe mit einem Standort, die im Browser planen

    

    Schichtplaner-online.de ist seit mindestens 2014 am Markt und für viele Planer der erste Kontakt mit digitaler Schichtplanung: vier Planungsansichten, Wunschpläne, ein Live-Modus zur Selbsteintragung und ein Urlaubsplaner mit Feiertagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz; Version 5.2 erschien im Februar 2026. In einem App-Vergleich steht das Werkzeug allerdings mit einem Handicap da: Eine native Mitarbeiter-App gibt es nicht, geplant und gelesen wird rein im Browser. Dazu kommen eine fehlende öffentliche Preisseite – der Pro-Preis stammt aus Software-Verzeichnissen – und eine sehr kleine, schwache Bewertungsbasis (Capterra 2,4/5 bei fünf Reviews).

    Preis: Gratis-Basis; Pro extern mit 8,49 €/Monat dokumentiert (Verzeichnis-Angabe)
13. 13

    gastromatic

    Auf Gastronomie und Hotellerie ausgerichtet – geeignet für Gastro- und Hotelbetriebe mit schwankendem Gästeaufkommen

    

    gastromatic richtet sich an Gastronomie und Hotellerie – also an Betriebe, in denen die Besetzung am Gästeaufkommen hängt, kurzfristig nachgesteuert wird und viele Aushilfen im Plan stehen. Der Branchenzuschnitt zeigt sich vor allem in der Nähe zu den Abläufen des Gastgewerbes; das Unternehmen publiziert dazu auch Fachbeiträge zur Dienstplanpraxis, die wir an anderer Stelle als Quelle zitieren. Außerhalb des Gastgewerbes bringt diese Spezialisierung wenig. Preise und Bewertungslage haben wir nicht geprüft – beides bitte direkt beim Anbieter erfragen.

    Preis: siehe Anbieterseite
14. 14

    Microsoft Teams „Schichten“

    Basis-Planer im Microsoft-365-Abo – geeignet für Betriebe, die bereits Microsoft 365 mit Teams nutzen

    

    „Schichten“ ist die Planungs-App in Microsoft Teams: Pläne veröffentlichen, Schichttausch mit Freigabe, Stempeluhr – ohne Zusatzkosten für alle, die ohnehin Microsoft 365 mit Teams im Haus haben. Die Grenzen liegen im Planungs-Workflow: keine automatische Planbelegung, keine Ruhezeit-Prüfung im Sinne des deutschen Arbeitszeitrechts, und bewertet wird auf den Portalen nur Teams als Gesamtprodukt, nicht die Schichtfunktion.

    Preis: in M365 enthalten; solo ab 2,60 €/Nutzer/Monat (F1, Jahresabo)
15. 15

    Papershift

    Etablierter Anbieter mit Paket-Kosten – geeignet für Mittelständler, die Jahresvertrag und Supportpaket akzeptieren

    

    Papershift aus Karlsruhe deckt Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalakte modular ab und gehört zu den bekanntesten deutschen Anbietern mit solider Bewertungslage (Capterra 4,4/5, OMR 4,3/5, Stand Juli 2026). Im Ranking steht es hinten, weil die Kostenstruktur kleine Teams benachteiligt: Die Dienstplanung gibt es erst im Premium-Paket (6 €/MA/Monat), dazu kommen ein verpflichtendes Support-Paket ab 39 €/Monat und ein Jahres-Abo.

    Preis: Dienstplanung ab Premium 6 €/MA + 39 €/Monat Pflicht-Support

Alle 15 Apps in der Vergleichstabelle

Die vollständige Funktionsmatrix mit Noten zeigt der große Schichtplaner-Vergleich; den Testsieger im Detail die Seite Aplano im Test.

Welche Schichtplan-App passt zu welcher Betriebsgröße?

Die Betriebsgröße ist der schnellste Filter durch die 15 Kandidaten: Unter zehn Personen entscheidet der Preis, zwischen zehn und 250 der Workflow, darüber die Integrationsfähigkeit. Drei Größenklassen decken die meisten Fälle ab.

Wann lohnt sich eine Branchenlösung?

Eine Branchenlösung lohnt sich, wenn die Besetzungslogik der Branche im Standardprodukt gar nicht vorkommt – nicht, wenn nur die Beispielbilder passen. Im Gesundheitswesen sind das Qualifikationsnachweise, Bereitschaften und Wunschdienste (Planerio), im Gastgewerbe die kurzfristige Nachsteuerung bei schwankendem Gästeaufkommen und ein hoher Aushilfenanteil (gastromatic). Prüfen Sie vor der Entscheidung an drei realen Wochen des eigenen Betriebs, ob der Spezialist diese Fälle wirklich besser abbildet als ein breit aufgestelltes Werkzeug – häufig kostet die Spezialisierung an anderer Stelle Flexibilität, etwa bei Standorten, Rollen oder Exporten. Zu beiden Anbietern liegen uns keine geprüften Preise vor; der Test am eigenen Plan ersetzt hier die Zahlen.

Häufige Fragen zur Schichtplan App

Welche ist die beste Schichtplan App?

Für Kleinstteams mit festen Mustern bleibt die Tabelle in Excel oder Google Sheets die pragmatische Basis – sie läuft in diesem Vergleich außer Konkurrenz auf Platz 1. Die beste Software-Lösung ist Aplano: Echtzeit-Planung mit Rotationsvorlagen, Ruhezeit-Warnungen, Tauschbörse und Mitarbeiter-App, ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat, monatlich kündbar (Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR 4,7/5 bei 206, Stand Juli 2026).

Gibt es kostenlose Schichtplan Apps?

Ja, mit Einschränkungen: Google Sheets kostet nichts, Microsoft Teams „Schichten“ ist in jedem Microsoft-365-Abo mit Teams enthalten, und Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 10 Nutzer mit einem Schichtplan. Wer Rotationsvorlagen, ArbZG-Warnungen und einen Tausch-Workflow braucht, landet bei kostenpflichtigen Apps – dort beginnt der Einstieg bei 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat (Aplano Core).

Was kostet eine Schichtplan App?

Die dokumentierte Spanne reicht von 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat (Aplano Core) über Pauschalmodelle wie 29 USD/Monat für bis zu 30 Nutzer (Connecteam) bis etwa 6 € pro Mitarbeiter plus 39 €/Monat Pflicht-Support (Papershift Premium). Enterprise-Systeme wie Quinyx nennen Preise nur auf Anfrage. Auf Nebenkosten achten: Grundgebühren, Mindestlaufzeiten und Supportpakete verändern den realen Pro-Kopf-Preis erheblich (Stand Juli 2026).

Was muss eine gute Schichtplan App können?

Vier Dinge: Rotationen als Vorlage anlegen und automatisch ausrollen, die Besetzung je Schicht und Qualifikation prüfen, Ausfälle über offene Schichten oder eine Tauschbörse mit Freigabe umplanen – und dabei automatisch die 11-Stunden-Ruhezeit (§ 5 ArbZG) und Pausenregeln überwachen. Dazu gehört eine Mitarbeiter-App mit Push-Benachrichtigung, damit Änderungen ankommen, ohne dass jemand telefoniert.

Welche Schichtplan-App eignet sich für die Gastronomie?

Im Gastgewerbe zählen kurzfristige Nachsteuerung, ein hoher Aushilfenanteil und der Blick auf die Personalkosten. Aplano deckt diesen Alltag mit offenen Schichten, Tauschbörse und Mitarbeiter-App zum niedrigsten Einstiegspreis ab (0,50 €/MA/Monat). Planday lässt Lohnkosten live im Planungsraster mitlaufen und bindet Umsatzdaten aus Kassensystemen ein; gastromatic ist ganz auf Gastronomie und Hotellerie zugeschnitten, veröffentlicht aber keine von uns geprüften Preise.

Muss eine Schichtplan-App eine native Mitarbeiter-App haben?

Für den reinen Planaushang im Kleinstbetrieb reicht ein Browser-Planer wie Schichtplaner-online. Sobald jedoch getauscht, kurzfristig umgeplant oder eingesprungen wird, ist die native App der entscheidende Baustein: Nur sie liefert Push-Benachrichtigungen, über die eine Planänderung tatsächlich beim Team ankommt. Ohne Push bleibt die Telefonkette – und die Planung erfährt zu spät, ob die Schicht besetzt ist.

Reicht Excel statt einer Schichtplan App?

Für sehr kleine Teams mit stabilem Rhythmus zunächst ja – deshalb steht die Tabelle hier außer Konkurrenz auf Platz 1. Sie stößt an Grenzen, sobald getauscht, kurzfristig umgeplant oder auf Ruhezeiten geprüft werden muss: All das passiert in Excel manuell und fehleranfällig. Faustregel: ab etwa 10 Mitarbeitenden oder wechselnden Rotationen lohnt der Umstieg – Anleitung samt Vorlage auf der Seite Excel-Schichtplaner.

Quellen

1. Aplano – Preise und Funktionen: aplano.de/preise (abgerufen 17.07.2026) · Bewertungen: Capterra (4,8/5, 113) · OMR Reviews (4,7/5, 206) · trusted.de (Note 1,2)
2. Connecteam – Preise: connecteam.com/pricing (Stand 17.07.2026)
3. Quinyx – Pricing-Seite ohne Preisliste: quinyx.com/pricing (Stand 17.07.2026)
4. Microsoft 365 / Teams „Schichten“ – Frontline-Preise: microsoft.com (Stand 17.07.2026)
5. Papershift – Preise inkl. Pflicht-Support: papershift.com/preise · Capterra (4,4/5, 84) · OMR (4,3/5, 240) (Stand 17.07.2026)
6. Planday – Preise und Tarifgrenzen: planday.com · Capterra (4,3/5, 58) (Stand 17.07.2026)
7. Shyftplan – keine öffentliche Preisliste; Einordnung: shyftplan.com · trusted.de (Stand 17.07.2026)
8. Planovo – Preise und Lizenzpakete: planovo.de (Stand 17.07.2026)
9. Schichtplaner-online – Funktionsumfang und Version 5.2: schichtplaner-online.de · Capterra (2,4/5, 5) (Stand 17.07.2026; Pro-Preis aus Software-Verzeichnissen)
10. Crewmeister, MeinSchichtplan, ShiftJuggler, Staffomatic, Planerio, gastromatic – Anbieter-Websites: crewmeister.de · meinschichtplan.de · shiftjuggler.com · staffomatic.com · planerio.com · gastromatic.de (abgerufen 04.08.2026; keine geprüften Preis-/Bewertungsangaben)
11. Rechtsgrundlagen: § 5 ArbZG (Ruhezeit) · § 4 ArbZG (Ruhepausen)