Aplano ist unser Testsieger unter den Schichtplanern 2026 (Note 1,3). Aus Planer-Sicht überzeugen der Echtzeit-Planer mit Drag & Drop und Vorlagen, die Konfliktwarnungen bei Ruhezeit- und Pausenverstößen, offene Schichten samt Tauschbörse für die Umplanung sowie der Einstiegspreis von 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat bei monatlicher Kündbarkeit. Bewertungen: Capterra 4,8/5 (113), OMR 4,7/5 (206, „Leader“ Q3/2026), trusted.de-Testnote 1,2 – Stand Juli 2026.
Der Planungsalltag in Aplano: vier Situationen
Ein Schichtplaner beweist sich nicht in der Feature-Liste, sondern dienstags um 16 Uhr, wenn der Plan für nächste Woche stehen muss – und donnerstags um 5:40 Uhr, wenn die Frühschicht absagt. Wir haben Aplano entlang der vier typischen Planungssituationen eingeordnet.
1. Den Wochenplan bauen
Geplant wird in einem Raster aus Mitarbeitenden und Tagen, wahlweise in Tages-, Wochen-, Monats- oder Board-Ansicht. Schichten entstehen per Drag & Drop und lassen sich als Vorlagen speichern; wiederkehrende Schichten rollen feste Muster – etwa den Wechsel F/S im Wochenrhythmus – automatisch weiter. Änderungen erscheinen in Echtzeit bei allen, die den Plan geöffnet haben; das Änderungsprotokoll (ab Basic) dokumentiert, wer wann was angefasst hat. Nutzer auf Capterra loben genau diese Reduktion: „Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet. Keine unnötigen Funktionen.“ (Adrian, Erholungseinrichtungen, 11.05.2025).
2. Regeln einhalten, ohne nachzurechnen
Beim Planen prüft Aplano Pausenregeln und Ruhezeiten und meldet Konflikte direkt in der Zelle – der klassische Fehler, nach einer Spätschicht bis 22 Uhr eine Frühschicht ab 6 Uhr zu setzen (nur 8 statt 11 Stunden Ruhezeit, § 5 ArbZG), fällt so beim Bauen des Plans auf und nicht erst hinterher. Der trusted.de-Test (Note 1,2, Test 04/2025) hebt die „zuverlässige Erkennung gesetzlicher Ruhe- und Pausenzeiten“ und die Konfliktmeldungen als Stärke hervor. Stundenkonten und Überstunden laufen mit, Qualifikationen lassen sich hinterlegen, damit die Besetzung auch fachlich stimmt.
3. Ausfälle umplanen
Statt Telefonkette schreibt der Planer die verwaiste Schicht als offene Schicht aus: Verfügbare Mitarbeitende sehen sie in der App und bewerben sich, der Planer vergibt die Schicht mit einem Klick – inklusive erneuter Regelprüfung. Den umgekehrten Weg deckt der Schichttausch ab: Zwei Mitarbeitende einigen sich, die Freigabe bleibt bei der Planung, damit Besetzung, Qualifikationen und Zähler stimmen. Schichterinnerungen und Push-Benachrichtigungen halten das Team auf Stand.
4. Auswerten und abrechnen
Im Pro-Tarif erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten per Browser, App oder Stempeluhr-Terminal auf einem Tablet (RFID/Fingerprint), optional mit Geofencing. Soll- und Ist-Zeiten, Zuschläge und Stundenlöhne fließen in Reports und Exporte; ein Kalender-Sync spiegelt Dienste in private Kalender. Abwesenheiten und Urlaubskonten sind ab Basic integriert, sodass Urlaub und Plan nicht in getrennten Listen leben.
Tarife und was der Planer wirklich braucht
| Tarif | Preis | Relevanz für die Planung |
|---|---|---|
| Core | 0,50 € | Basis-Schichtplanung (Tag/Woche), Drag & Drop, Mobile Apps, Überstundenberechnung – 1 Standort, 1 Admin |
| Basic | 2,00 € | + Monats-/Board-Ansicht, Schichttausch, wiederkehrende Schichten, Vorlagen, Pausen- und Ruhezeitregeln, Abwesenheiten & Urlaubskonten, Änderungsprotokoll |
| Pro | 4,50 € | + Zeiterfassung, offene Schichten, Verfügbarkeiten, Konfliktwarnungen, automatische Schichtplanung, Zuschläge, Reports, Chat, API/SSO, unbegrenzte Standorte |
| Enterprise | auf Anfrage | ab ca. 250 MA: Datenmigration, Account Manager, individuelle API-Integration |
14 Tage kostenlos testen (Pro-Umfang), ohne Kreditkarte; monatlich kündbar (1 Monat Frist); Zahlung per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung.
Für reine Rotationsplanung mit Tausch reicht vielen Teams der Basic-Tarif (2,00 €). Wer offene Schichten, Verfügbarkeiten, Auto-Planung und Zeiterfassung nutzen will – also die volle Umplanungs-Werkzeugkiste – braucht Pro (4,50 €). Auch damit bleibt Aplano unter dem realen Pro-Kopf-Preis vieler Wettbewerber: Bei Papershift kommen zum Premium-Paket (6 €/MA) noch 39 €/Monat Pflicht-Support hinzu, Planday Plus verlangt 25 € Grundgebühr plus 12-Monats-Bindung (Stand Juli 2026).
Bewertungen: die Datenlage
Auf OMR Reviews trägt Aplano die Badges „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 und „Top 100 Tools in DACH 2026“; GetApp und Software Advice führen wie Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen (gleiche Datenbasis, Gartner-Netzwerk). trusted.de vergab die Testnote 1,2 („sehr gut“, Test 04/2025, zuletzt aktualisiert 28.10.2025) und ordnet Aplano als beste Lösung mit integriertem Teamchat ein. Das Testfazit dort: „Ich bin ein großer Fan von Aplano. Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen und Features auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Ehrlich gehört dazu: Die mobile App schneidet in den Stores schwächer ab als die Web-Plattform (Google Play 3,4/5 bei 152 Rezensionen, App Store 4,2/5 bei 41 – Stand 17.07.2026, 50.000+ Downloads); Hauptkritik sind Funktionsumfang gegenüber dem Desktop und Kalender-Sync. Der trusted.de-Test nennt außerdem den Self-Service als noch ausbaufähig. Für den Planungsalltag am Desktop fallen beide Punkte kaum ins Gewicht, fürs mobile Planen unterwegs sollte man sie kennen.
Für wen Aplano die richtige Wahl ist – und für wen nicht
- Teams von 5 bis ca. 250 Personen mit Rotations- oder Wechselschichten
- Betriebe, die Umplanung per offener Schicht und Tauschbörse abwickeln wollen
- Planer, die Ruhezeit- und Pausenprüfung im Raster brauchen
- Preisbewusste Betriebe: Einstieg 0,50 €, monatlich kündbar
- Konzerne mit Bedarfsprognosen aus Kassendaten (eher Quinyx, Shyftplan)
- Betriebe, die eine komplette HR-Suite suchen (eher Factorial)
- Teams, die zwingend ein dediziertes Hardware-Terminal wollen
Empfehlung der Redaktion: Aplano
Note 1,3Aplano deckt die vier Planungs-Workflows – Rotation bauen, Besetzung prüfen, Ausfälle umplanen, Fairness dokumentieren – vollständig ab und kombiniert das mit dem niedrigsten Einstiegspreis des Vergleichs (0,50 €/MA/Monat) und monatlicher Kündbarkeit. 14 Tage kostenlos testbar ohne Kreditkarte: aplano.de.
Häufige Fragen zu Aplano
Was kostet Aplano?
Aplano kostet pro Mitarbeiter und Monat: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (zzgl. MwSt.); Enterprise auf Anfrage, empfohlen ab etwa 250 Mitarbeitenden. Der Vertrag ist monatlich kündbar (1 Monat Frist), getestet wird 14 Tage kostenlos mit Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte (Stand: aplano.de/preise, 17.07.2026).
Warnt Aplano bei Ruhezeitverstößen?
Ja. Aplano prüft beim Planen Pausen- und Ruhezeitregeln und meldet Konflikte direkt im Planungsraster – etwa wenn zwischen Spät- und Frühschicht die 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG) nicht eingehalten wären. Der trusted.de-Test (04/2025) hebt die zuverlässige Erkennung gesetzlicher Ruhe- und Pausenzeiten ausdrücklich hervor.
Kann Aplano Rotationen automatisch planen?
Wiederkehrende Schichten und Vorlagen sind ab dem Basic-Tarif enthalten – damit rollen feste Rotationen über Wochen. Im Pro-Tarif kommt die automatische Schichtplanung nach individuellen Regeln hinzu, die offene Schichten anhand von Verfügbarkeiten und Qualifikationen belegt.
Wie gut ist Aplano bewertet?
Stand Juli 2026: Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen (80 % Weiterempfehlung), OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen mit den Badges „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 und „Top 100 Tools in DACH 2026“, GetApp und Software Advice je 4,8/5, trusted.de-Testnote 1,2 („sehr gut“, Test 04/2025).
Wo hat Aplano Schwächen?
Zeiterfassung und automatische Planung gibt es erst im Pro-Tarif (4,50 €/MA/Monat). Die mobile App ist in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform (Google Play 3,4/5, App Store 4,2/5, Stand 17.07.2026), und der trusted.de-Test nennt den Self-Service als noch ausbaufähig. Ein dediziertes Hardware-Terminal gibt es nicht – die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet.
Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen
- Aplano – Preise und Tarifinhalte: aplano.de/preise (abgerufen 17.07.2026)
- Capterra – Aplano: 4,8/5 bei 113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung: capterra.com.de (abgerufen 17.07.2026)
- OMR Reviews – Aplano: 4,7/5 bei 206 Bewertungen, Badges „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026, „Top 100 Tools in DACH 2026“: omr.com (abgerufen 17.07.2026)
- trusted.de – Aplano-Test: Note 1,2 („sehr gut“), Test 04/2025, aktualisiert 28.10.2025: trusted.de/aplano
- GetApp – Aplano: 4,8/5 (113): getapp.de · Software Advice: 4,8/5 (113): softwareadvice.com
- App-Stores – Aplano: Google Play 3,4/5 (152 Rezensionen, 50.000+ Downloads): play.google.com · App Store 4,2/5 (41): apps.apple.com (abgerufen 17.07.2026)
- Ruhezeit: § 5 ArbZG · Pausen: § 4 ArbZG